Access - 报告基础

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  简述

  在本章中，我们将介绍报表的基础知识以及如何创建报表。报告提供了一种查看、格式化和汇总 Microsoft Access 数据库中信息的方法。例如，您可以为所有联系人创建一个简单的电话号码报告。

  • 报表包含从表或查询中提取的信息，以及与报表设计一起存储的信息，例如标签、标题和图形。
  • 提供基础数据的表或查询也称为报表的记录源。
  • 如果要包含的字段都存在于单个表中，请使用该表作为记录源。
  • 如果字段包含在多个表中，则需要使用一个或多个查询作为记录源。

  例子

  我们现在将通过一个简单的示例来了解创建一个非常简单的报告的过程。为此，我们需要转到“创建”选项卡。

  

  在单击“报告”按钮创建基本报告之前，请确保选择了正确的查询。在这种情况下，qryCurrentProjects在您的导航窗格中选择。现在单击“报告”按钮，它将根据该查询生成报告。

  

  您将看到报表在布局视图中打开。这提供了一种快速调整您在报告中看到的任何字段的大小或宽度的方法。现在让我们调整列宽，以更好地适应所有内容。

  

  向下滚动并调整底部的页面控件。

  

  这是创建非常简单的报告的一种非常快速的方法。您还可以从报告设计视图中进行细微的更改和调整。

  

  • 就像表格一样，报告由各种不同的部分组成。
  • 您有详细信息部分，这是您所有数据大部分所在的位置。
  • 您还将看到页眉和页脚部分；它们出现在报告中每一页的顶部和底部。

  现在让我们更改报告的标题并为其命名。

  

  单击保存图标以保存您的报告。

  

  你会得到上面的对话框。

  输入报告的名称，然后单击确定。如果您想查看此报告的实际外观，在打印预览中，您可以返回查看按钮并单击打印预览以查看此报告在打印在纸上或作为 PDF 时的外观。

  

  使用右下角的工具，您可以放大或缩小。当您切换到打印预览时，打印预览选项卡上还有一些按钮会自动出现。在缩放部分，您可以查看一页、两页；或者，如果您有更长的报告，您可以一次查看四页、八页或十二页。您还可以调整简单的事情，例如您用于打印的纸张大小、报表的边距、方向、列数、页面设置等。这就是您可以非常快速地创建使用“创建”选项卡上的“报告”按钮进行简单报告。
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  使用报表设计创建报表

  报表设计是在 Access 中创建快速报表的另一种方法。为此，我们需要使用报表设计视图按钮，它类似于表单设计按钮。这将创建一个空白报表并将其直接打开到设计视图，允许您更改控制源并将字段直接添加到报表的设计视图。

  现在让我们转到“创建”选项卡并单击“报告设计”按钮。

  

  它将打开一个空白报告或未绑定的报告，这意味着该报告未连接到我们数据库中的其他对象。

  

  在工具组的设计选项卡上，选择属性表。这将打开属性窗格。

  

  在“数据”选项卡上，为该报表分配一个记录源，以将其连接到数据库对象，如下面的屏幕截图所示。

  

  选择qryLateProjects从下拉菜单中，现在，下一步是通过单击“设计”选项卡上的“添加现有字段”列表按钮来浏览并向此报告添加一些字段。

  

  选择上面屏幕截图中的字段。

  

  将字段拖到您的报告中，如上面的屏幕截图所示。转到排列选项卡，在表格组中，您有几个选项可供选择。

  

  有堆叠布局和表格布局，这是一种与电子表格非常相似的布局。让我们选择表格布局。

  

  您可以看到它将所有标签移动到页眉区域。这些标签只会在每一页的顶部出现一次，并且数据查询将针对详细信息部分中的每条记录重复。现在，您可以进行一些调整以使您的 ProjectName 字段更宽。

  

  正如您在上面的屏幕截图中看到的那样，详细信息部分和页脚之间有很多空间。

  让我们向上拖动页脚以减少空间，如下面的屏幕截图所示。我们现在将转到“设计”选项卡并单击“视图”按钮并选择“报告视图”。

  

  您现在可以看到一些项目名称不完整；您可以使用设计视图进行调整，也可以使用布局视图进行调整。

  

  这就是我们如何从设计视图创建一个简单的报告。